Indice
1. Introduzione
2. Disposizioni generali
3. Principi etici generali
4. Comportamenti Non Etici
5. Rapporti con i Clienti
6. Rapporti con Fornitori, Partner commerciali e Controparti finanziarie
7. Rapporti con i Dirigenti, Dipendenti e Gestione del Personale
8. Rapporti con Pubblica Amministrazione e Autorità
9. Salute, Sicurezza e Ambiente
10. Tutela della Privacy
11. Violazioni e Conseguenze Sanzionatorie
12. Adozione e modifica del Codice Etico
E-GAP S.r.l. (di seguito, “E-GAP” o la “Società”) 1 è una società operativa nel settore della mobilità elettrica, dello storage di energia e del trading di energia, specializzata nello sviluppo, produzione e commercializzazione di prodotti e servizi innovativi ad alto valore tecnologico per la mobilità elettrica nelle città. E-GAP svolge la propria attività di impresa con la finalità di favorire la transizione energetica verso forme di utilizzo delle risorse e delle fonti di energia compatibili con la tutela dell’ambiente e la decarbonizzazione della mobilità.
Proprio in un’ottica di creazione di valore sostenibile e condiviso, E-GAP ha adottato il presente codice interno di comportamento (di seguito il “Codice”) che contiene gli impegni e le responsabilità etiche che la Società vuole tenere nello svolgimento delle attività aziendali e nel raggiungimento degli obiettivi di gruppo. Inoltre, il presente Codice definisce l’insieme dei valori e dei principi, nonché le linee di comportamento, cui devono attenersi i Destinatari, come di seguito definiti.
E-GAP valuta il valore dei propri risultati anche e soprattutto rispetto alle modalità di raggiungimento degli stessi, nella radicata convinzione che il successo di lungo periodo possa essere tale solo se crea valore – contestualmente – per la Società, per i portatori di interesse, per i dipendenti, per i clienti e per i territori in cui opera. Allo stesso modo, sancire espressamente i principi etici della Società genera valore aggiunto e contribuisce ad aumentare il benessere dei dipendenti e la soddisfazione dei clienti.
1 Nel seguito si indicano con “E-GAP” o la “Società” tutte le società del gruppo controllate, controllanti o collegate a E-GAP S.r.l.
Le disposizioni del Codice si applicano a E-GAP, ai “soggetti interni” alla Società e a tutti i “soggetti esterni” che, in forza di rapporti contrattuali, prestino la loro collaborazione a E-GAP per la realizzazione delle sue attività, intendendosi per:
La Società richiede ai soggetti esterni il rispetto del Codice e verifica che i principi su cui si basano le attività dei propri partner commerciali, per quanto applicabili, risultino allineati a quelli di cui al presente Codice.
L’insieme dei soggetti interni e dei soggetti esterni costituisce i “Destinatari” del presente Codice. Nel seguito del documento è fatto pertanto generico riferimento ai Destinatari, fatti salvi i casi in cui determinati principi siano applicabili a specifici soggetti interni e/o esterni.
Il Codice indica le regole di comportamento generali che i Destinatari devono rispettare nell’esercizio delle rispettive cariche e mansioni, anche con riferimento a:
L’insieme dei principi e dei valori espressi nel presente Codice ispira l’attività di coloro che operano in E-GAP, tenendo conto dell’importanza dei ruoli, della complessità delle funzioni e delle responsabilità loro affidate per il perseguimento dei diversi scopi.
I Destinatari si impegnano con il presente Codice a rispettare i seguenti principi etici (di seguito, i “Principi”) nello svolgimento di qualsiasi attività resa per conto della Società:
3.1 gentilezza;
3.2 imparzialità e non discriminazione;
3.3 riservatezza;
3.4 legalità;
3.5 equità;
3.6 professionalità ed affidabilità;
3.7 sostenibilità;
3.8 trasparenza e correttezza;
3.9 valore delle risorse umane;
3.10 prevenzione di potenziali conflitti d’interesse;
3.11 rispetto delle normative sulla salute e sicurezza sul lavoro;
3.12 continuo miglioramento e qualità dei servizi erogati;
3.13 tutela della concorrenza.
3.1 Gentilezza
Nello svolgimento di qualsiasi attività lavorativa i Destinatari sono tenuti a rispettare gli interlocutori con educazione, rispetto, garbo e cortesia, secondo i parametri del buonsenso, sia che si tratti di soggetti esterni che interni alla Società.
3.2 Imparzialità e Non Discriminazione
Nello svolgimento delle attività lavorative di qualunque genere, in particolare di tipo decisionale, E-GAP e i Destinatari sono tenuti ad evitare ogni forma di discriminazione basata sul sesso, genere, etnia, religione, orientamento politico, disabilità, genere, età ed ogni altra forma di diversità.
3.3 Riservatezza
E-GAP riconosce la riservatezza quale valore imprescindibile e inderogabile, pertanto, i Destinatari assicurano la riservatezza delle informazioni e dei dati personali oggetto di trattamento e la protezione delle informazioni acquisite in relazione all’attività lavorativa prestata. Le informazioni ottenute non saranno utilizzate secondo modalità contrarie alla legge o per qualsiasi finalità difforme dal motivo per cui sono state acquisite.
I Destinatari, quindi, non possono trarre vantaggi di alcun genere, personali o patrimoniali, diretti o indiretti dall’utilizzo di informazioni riservate, né comunicare dette informazioni ad altri o raccomandare o indurre altri all’utilizzo delle stesse.
L’Informativa privacy della Società garantisce adeguati standard di sicurezza per la trattazione di dati personali.
3.4 Legalità
Nello svolgimento delle proprie attività, E-GAP promuove l’attuazione e l’adeguamento alle proprie norme e procedure interne, nonché ai principi del Codice, al fine di prevenire qualsiasi violazione alle leggi applicabili.
3.5 Equità
E-GAP nell’erogazione dei servizi, ovvero nell’istaurazione di qualsiasi relazione lavorativa si impegna ad evitare ogni abuso di potere garantendo correttezza ed equità.
3.6 Professionalità ed Affidabilità
I Destinatari si impegnano a far sì che tutte le attività di E-GAP siano svolte con il massimo impegno, diligenza e professionalità, tutelando la reputazione e l’immagine della Società.
3.7 Sostenibilità
E-GAP svolge attività di impresa con la finalità di favorire la transizione energetica verso forme di utilizzo delle risorse e delle fonti di energia compatibili con la tutela dell’ambiente e la decarbonizzazione della mobilità.
In quest’ottica, la società intende perseguire una o più finalità di beneficio comune e operare in modo responsabile, sostenibile e trasparente nei confronti di persone, comunità, territori e ambiente, beni e attività culturali e sociali, enti e associazioni ed altri portatori di interesse.
I Destinatari si vincolano a vigilare sul rispetto degli adempimenti in materia ambientale e a conservare le risorse naturali, minimizzando l’impatto ambientale derivante dallo svolgimento delle attività aziendali, segnalando tempestivamente eventuali situazioni di pericolo per l’ambiente e violazioni alle regole di comportamento e alle procedure aziendali in materia.
Inoltre, la Società e i Destinatari si impegnano, quanto più possibile, a rispettare e tutelare l’ambiente nella sua interezza favorendo la promulgazione di politiche green ed ecofriendly.
In ogni caso, E-GAP opera tenendo conto delle esigenze della comunità nel cui ambito svolge la propria attività e cerca di contribuire al suo sviluppo economico, ambientale, sociale, culturale e civile.
3.8 Trasparenza e Correttezza
I rapporti con gli stakeholder sono improntati a criteri di correttezza, collaborazione, lealtà e reciproco rispetto.
I Destinatari svolgono la propria attività nell’interesse della Società e non dovranno dunque essere sottoposti ad alcun tipo di pressione
In particolare, ogni azione, operazione o transazione deve essere correttamente registrata nel sistema di contabilità aziendale secondo i criteri indicati dalla legge e i principi contabili applicabili, debitamente autorizzata, verificabile, legittima, coerente e congrua.
I documenti contabili devono rispondere ai requisiti di verità e completezza del dato registrato, per ogni operazione contabile deve essere conservata agli atti della Società una completa e adeguata documentazione di supporto, per garantire (i) l’individuazione delle caratteristiche e delle motivazioni sottese all’operazione medesima (ii) la registrazione contabile (iii) e la ricostruzione del processo decisionale e autorizzativo.
Ciascun dipendente, per quanto di propria competenza, agisce secondo modalità tali per cui ogni dato inerente alla gestione della Società sia correttamente e tempestivamente registrato nella contabilità.
I dirigenti e i dipendenti di E-GAP sono responsabili della protezione delle risorse aziendali loro affidate e hanno il dovere di informare tempestivamente i propri diretti responsabili di eventi potenzialmente dannosi per la Società.
3.9 Valore delle Risorse Umane
Le risorse umane rappresentano un valore indispensabile e prezioso per lo sviluppo di E-GAP.
E-GAP tutela e promuove il valore delle risorse umane, anche contribuendo ad accrescere il patrimonio delle competenze possedute da ciascun dipendente e favorendo il “Lavorare in squadra”. E-GAP si impegna a promuovere il rispetto dell’integrità fisica, morale e culturale della persona, garantendo la dignità individuale e ambienti di lavoro sicuri. E-GAP proibisce ogni e qualsiasi forma di molestia – psicologica, fisica e morale – nei confronti di dirigenti, dipendenti, collaboratori esterni, fornitori, clienti o visitatori.
La Società, inoltre, si impegna, a garantire che, nell’ambiente di lavoro, non possa trovare spazio forma alcuna di discriminazione basata su età, sesso, orientamento sessuale, razza, lingua, nazionalità, opinioni politiche e sindacali, convinzioni religiose o ad altre caratteristiche personali non attinenti al lavoro.
La Società adotta criteri di merito e di valorizzazione delle capacità, competenze e potenzialità dei singoli individui nelle politiche di selezione e gestione del personale.
3.10 Prevenzione di potenziali conflitti d’interesse
I Destinatari del Codice Etico sono tenuti ad evitare ogni situazione e ad astenersi da ogni attività che possa contrapporre un interesse personale a quelli della Società o che possa interferire e intralciare la capacità di assumere, in modo imparziale e obiettivo, decisioni nell’interesse della Società medesima.
Pertanto, tali soggetti devono evitare ogni strumentalizzazione della propria posizione e, in particolare, devono escludere qualsiasi possibilità di sovrapposizione o incrocio di attività economiche nelle quali sussiste o può sussistere un interesse personale e/o familiare con le mansioni ricoperte e/o assegnate dalla Società nell’ambito delle relazioni con essa esistenti.
3.11 Rispetto delle normative sulla Salute e Sicurezza sul Lavoro
La Società promuove e garantisce la salute e la sicurezza sul lavoro dei propri dipendenti e di tutti coloro che accedano nei suoi uffici e ambienti di lavoro.
La Società si impegna, inoltre, a garantire condizioni di lavoro rispettose della dignità individuale e ambienti di lavoro sicuri e salubri, anche tramite la diffusione di una cultura della sicurezza e della consapevolezza dei rischi, promuovendo comportamenti responsabili da parte di tutti nel rispetto delle procedure aziendali e delle disposizioni di legge.
In tale ottica, ogni dipendente è chiamato a contribuire e al mantenimento della sicurezza dell’ambiente di lavoro in cui opera e a tenere comportamenti responsabili a tutela propria e degli altri.
In ragione dell’attività svolta, la Società tiene in massima considerazione la salvaguardia dell’ambiente, perseguendo il miglioramento delle condizioni ambientali della comunità in cui opera.
3-12 Continuo miglioramento e qualità dei Servizi erogati
Tutte le attività e i comportamenti aziendali sono orientati alla massima attenzione nei confronti dei clienti, avendo come obiettivo il raggiungimento di standard qualitativi ottimali nell’ottica della loro migliore soddisfazione, e ciò anche in relazione ai processi post-vendita.
3.13 Tutela della Concorrenza
E-GAP osserva le norme vigenti in materia di concorrenza e si astiene dall’incentivare e/o dal porre in essere comportamenti che possano integrare forme di concorrenza sleale.
E-GAP ed i Destinatari si impegnano a contribuire ad un sano e corretto sistema di concorrenza al fine di un continuo miglioramento e sviluppo delle attività aziendali.
I comportamenti non etici nell’erogazione dei Servizi o nello svolgimento delle attività lavorative possono compromettere il rapporto di fiducia tra la Società e i suoi stakeholder. Costituiscono comportamenti non etici, e quindi ostili e rinnegati dalla Società, i comportamenti dei Destinatari, singoli od organizzazioni, che violino i principi fondamentali sanciti dal presente Codice, con la precisa finalità di trarre vantaggio dai benefici scaturenti dalla collaborazione altrui, sfruttando posizioni di forza e abusando del fondamentale rapporto di intuitu personae.
E-GAP uniforma la propria condotta nei rapporti con i clienti a principi di legalità, trasparenza, affidabilità, correttezza, sostenibilità, responsabilità e qualità. In particolare, la soddisfazione dei clienti è uno degli obiettivi primari che si prefigge E-GAP: gentilezza e attenzione nei rapporti, chiarezza ed esaustività nelle comunicazioni, sono gli strumenti per raggiungere lo scopo.
E-GAP, infatti, si impegna a garantire alti e adeguati standard di qualità e sicurezza dei servizi offerti, e a ricorrere a metodologie di verifica e misurazione del livello di soddisfazione della clientela per impostare interventi correttivi e migliorativi.
Al fine di costruire una relazione con la clientela duratura nel tempo E-GAP si prepone:
La Società, inoltre, si impegna a dare sempre riscontro ai suggerimenti e ai reclami, avvalendosi di sistemi di comunicazione idonei e tempestivi.
E-GAP impronta la propria condotta nei rapporti con fornitori, partner e controparti finanziarie a principi di chiarezza, eguaglianza e lealtà. Intrattiene, inoltre, rapporti esclusivamente con controparti dotate dei necessari valori etici, di onorabilità, integrità e indipendenza.
Ogni destinatario è tenuto, infatti, a:
• osservare e rispettare, nei rapporti di fornitura e di partnership, le disposizioni di legge applicabili e le condizioni contrattualmente previste;
• ottenere la collaborazione dei fornitori nell’assicurare il soddisfacimento delle esigenze dei clienti in termini di qualità, costo e tempi di consegna dei beni o di prestazione dei servizi;
• giungere, con fornitori, partner e controparti, alla stipula di contratti o accordi a condizioni reciprocamente favorevoli e vantaggiosi.
Il rispetto della persona è considerato un valore preminente per E-GAP, unitamente allo sviluppo professionale e al complesso delle capacità relazionali, intellettive, organizzative e tecniche di ogni dirigente e dipendente. La ricerca e selezione del personale è effettuata unicamente in base a criteri di merito, oggettività e trasparenza, garantendo pari opportunità ed evitando qualsiasi forma di favoritismo e discriminazione. Le assunzioni avvengono con regolare contratto di lavoro nel pieno rispetto della legge, favorendo l’inserimento del lavoratore nell’ambiente di lavoro.
E-GAP attua un sistema integrato di gestione e sviluppo delle risorse umane, che permette di offrire a tutto il personale, a parità di condizioni, le medesime opportunità di miglioramento e di crescita. Il presupposto essenziale per l’attribuzione di incarichi di responsabilità all’interno dell’organizzazione aziendale e per la progressione della carriera è la valutazione delle competenze e del valore espresso, dei risultati ottenuti, nonché del potenziale posseduto in stretta e coerente correlazione con le esigenze attuali e future della Società.
I rapporti di E-GAP con la Pubblica Amministrazione sono improntati alla massima trasparenza, correttezza e legalità. In particolare, E-GAP intrattiene, nel rispetto dei ruoli e delle funzioni attribuite in base alla legge, le necessarie relazioni con le Amministrazioni comunitarie, dello Stato e locali, improntandole ad uno spirito di collaborazione.
Le relazioni con funzionari delle istituzioni pubbliche sono limitate alle funzioni aziendali preposte e regolarmente autorizzate nel rispetto della più rigorosa osservanza delle disposizioni normative e regolamentari vigenti, incluse tutte le regole in materia di accreditamento, e non possono in alcun modo compromettere l’integrità e la reputazione della Società.
E-GAP agisce nel rispetto della legge e favorisce, nei limiti delle proprie competenze, la corretta amministrazione della giustizia. Nello svolgimento della propria attività, E-GAP collabora con i rappresentanti dell’Autorità e con qualunque Pubblico Ufficiale che abbia poteri ispettivi, fornendo tutte le informazioni richieste, in maniera completa, corretta, adeguata e tempestiva.
Nei rapporti con le Istituzioni locali, nazionali, comunitarie e internazionali, E-GAP si impegna a:
E-GAP, nell’ambito delle proprie attività, è impegnata a diffondere e consolidare la cultura della sicurezza, sviluppando la consapevolezza dei rischi e utilizzando tutte le risorse necessarie per garantire la sicurezza e la salute dei dipendenti, dei collaboratori esterni e delle collettività in cui opera.
Il personale di E-GAP, nell’ambito delle proprie mansioni, deve partecipare alla prevenzione dei rischi, alla salvaguardia dell’ambiente, alla tutela della salute e della sicurezza nei confronti di sé stessi, dei colleghi e dei terzi.
E-GAP riconosce l’esigenza di contribuire alla salvaguardia dell’ambiente attraverso la propria attività, nonché mediante il rispetto della normativa vigente e il costante monitoraggio dei propri processi e attività. E-GAP s’impegna, così, a favorire una sempre maggiore compatibilità e sostenibilità ambientale dei propri prodotti e servizi, nonché dei depositi e degli uffici, puntando al rispetto dell’ambiente, a tecnologie avanzate ed efficienti, applicabili all’intero ciclo di vita dei prodotti nel rispetto delle proprie peculiarità. La Società si prefigge un utilizzo appropriato delle risorse naturali, assicurando costante attenzione alla riduzione del loro impatto ambientale, nel rispetto delle leggi e dei regolamenti.
E-GAP, nell’esercizio della sua attività, si uniforma ai principi e ai criteri fondamentali del rispetto e della tutela dell’ambiente, che considera bene primario e che si impegna a salvaguardare ricercando in tutte le sue attività un equilibrio tra iniziative economiche ed imprescindibili esigenze ambientali, in considerazione dei diritti delle generazioni presenti e future.
Inoltre, al fine di attuare una concreta politica ambientale, la Società si impegna nella sensibilizzazione della collettività alle tematiche ambientali, accrescendo il senso di responsabilità nei confronti della salvaguardia dell’ambiente in particolare (i) concorrendo alla creazione ed alla diffusione della cultura dell’uso sostenibile dell’energia, contribuendo attivamente alla transizione energetica (ii) promuovendo un utilizzo responsabile dell’energia nel rispetto dell’ambiante (iii) salvaguardando la diversità e l’integrazione ambientale.
E-GAP si uniforma alle prescrizioni in materia di riservatezza dei dati personali ai sensi del Regolamento (UE) n. 2016/679 (relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati, meglio noto come “GDPR”) .
Con particolare riguardo al trattamento dei dati personali dei lavoratori, E-GAP si impegna ad adottare tutte le misure ragionevolmente necessarie volte ad informare ciascun dirigente, dipendente, collaboratore esterno o cliente sulla natura dei dati personali oggetto di trattamento da parte della Società, sulle modalità di trattamento, sugli ambiti di comunicazione e, in generale, su ogni dato relativo alla sua persona per garantire che i Dati Personali siano trattati in modo sicuro e in conformità alla Informativa privacy.
E-GAP ha progettato tutti i sistemi attraverso cui vengono raccolti, conservati e trattati i Dati Personali secondo i più elevati standard di sicurezza, per garantire il rispetto della privacy.
Tutti i soggetti che parteciperanno al processo di trattamento dei Dati per conto della Società sono stati appositamente istruiti, incaricati e nominati per assicurare il rispetto della privacy.
L’osservanza delle regole di condotta contenute nel Codice deve considerarsi parte essenziale delle obbligazioni contrattuali previste per i dipendenti della Società, per i dirigenti e per i collaboratori esterni della stessa. Una violazione grave del Codice costituisce inadempimento alle obbligazioni derivanti dal rapporto di lavoro.
In riferimento ai soggetti interni, la violazione delle disposizioni per comportamenti non conformi al presente Codice costituisce inadempimento delle obbligazioni del rapporto di lavoro e/o illecito disciplinare, in conformità alle procedure previste dalla legge, e alle disposizioni contenute nei contratti di lavoro.
Di conseguenza, possono essere irrogate sanzioni – secondo il criterio di proporzionalità, in base alla gravità e intenzionalità dell’infrazione commessa, tenendo anche conto dell’eventuale reiterazione degli inadempimenti e/o violazioni commesse. La Società ha definito altresì le modalità di contestazione e di contradditorio per pervenire all’accertamento delle violazioni e delle relative responsabilità.
L’applicazione del sistema disciplinare è autonoma rispetto allo svolgimento e all’esito di eventuali procedimenti penali avviati presso l’Autorità giudiziaria competente e nel rispetto delle disposizioni giuslavoristiche, con ogni conseguenza di legge.
Le disposizioni del presente Codice si applicano anche a eventuali prestatori di lavoro temporaneo che saranno tenuti a rispettarne i precetti. Le violazioni del Codice da parte degli stessi sono sanzionate con provvedimenti disciplinari adottati nei loro confronti dalle rispettive società di somministrazione del lavoro che sono tenute a detto comportamento in virtù dell’impegno contrattuale assunto con E-GAP, secondo le specifiche previsioni contrattuali di volta in volta sottoscritte.
Il rispetto dei Principi del presente Codice Etico forma, altresì parte essenziale delle obbligazioni contrattuali assunte da coloro che intrattengono rapporti di affari con la Società, con la conseguenza che ogni eventuale violazione integrerà un inadempimento contrattuale con ogni conseguenza di legge con riguardo alla risoluzione del contratto e al risarcimento dei danni.
Il presente Codice Etico adottato in data 3 agosto 2021 dal Consiglio di Amministrazione e solamente da quest’ultimo modificabile.
Almeno una volta all’anno, in occasione dell’approvazione del progetto di bilancio d’esercizio della Società, il Consiglio di Amministrazione si confronta sull’efficacia del presente Codice, in relazione alle circostanze ed alle necessità potendo valutare di apportare eventuali modifiche o integrazioni che risultino opportune e/o indispensabili ai fini di un corretto svolgimento dell’attività d’impresa della Società.
